Коронавирус перенес нашу жизнь - работу, образование, покупки, развлечения и бизнес - в интернет-пространство. Мероприятия всех уровней не стали исключениями. О тонкостях перехода на организацию мероприятий в режиме онлайн Media.Az побеседовала с основателем компании Bloom Group Сабиной Парвизи.

- Как карантин повлиял на ивент-индустрию?

- С началом карантина все запланированные мероприятия и выигранные тендеры были отменены, либо перенесены на более поздние неопределенные сроки.

- Получилось ли компаниям вашей индустрии адаптироваться к новым условиям?

- Конечно, не у всех получилось адаптироваться к текущим условиям. Особенно сложно для представителей ивент-индустрии было принять сложившуюся ситуацию и смириться с ней. Некоторые компании, вместо поисков альтернативных решений, ошибочно заняли выжидательную позицию.

Мы понимали, что срочно нужно было трансформировать свою деятельность и определиться с дальнейшим планом действий. Важно было не сидеть, сложа руки, и ждать, пока пандемия закончится. Первым делом мы перевели офлайн-ивенты в онлайн-формат. Начали предлагать на рынке услуги по организации именно онлайн-мероприятий и стали достаточно успешны в этом. У нас достаточно быстро получилось сориентироваться - первое мероприятие состоялось уже в конце марта.Так, за это время мы провели ряд вебинаров, конференций, заседаний, тимбилдинг-мероприятий и детских праздников. Это были как развлекательные, так и бизнес-мероприятия.

Помимо этого, мы осознавали, что одними онлайн-ивентами мы ограничиться не можем - нужно было запускать новые направления. Так, мы в краткие сроки ввели несколько новых услуг, таких как: изготовление концептуальных подарков, оформление витрин. Также, поскольку у клиентов не было возможности справлять праздники, дни рождения вне дома, мы стали предлагать услуги по декору домов и квартир как в городе, так и за городом. Помимо этого, у Bloom Group есть несколько направлений и одно из них это консалтинг в области маркетинга и PR. Услуга включает консультацию по развитию бизнеса, запуску новых продуктов, написанию маркетинговой стратегии и поддержке в связях с общественностью. Именно это направление во время карантина у нас просто взлетело от востребованности.

Правильная стратегия позволила нам оставаться активными в период особого карантинного режима.

- Как удавалось наладить процесс работы между сотрудниками во время усиленного режима карантина?

- Действительно у нас поменялся формат работы, так как все члены команды начали работать из дома, перейдя на удаленку. Общение внутри команды, координацию действий, разрабатывание стратегии мы проводили по Skype. Со смягчением карантина устраиваем брейнсторминги («мозговой штурм» - прим. Ред.) уже в офисе.

- С какими трудностями организаторам и участникам онлайн-ивентов приходится сталкиваться во время их проведения?

- Главной технической сложностью является зависимость от интернета и его скорости. То есть всегда есть риск, что трансляция остановится и ее нужно будет восстановить.

Однако важным аспектом онлайн-мероприятий является и вовлеченность аудитории. Не каждый спикер, который может идеально держать аудиторию офлайн, умеет заинтересовать онлайн-зрителей. Когда во время выступления делишься экраном в экран, то ты никого не видишь и не слышишь. Крайне сложно понять, как тебя в этот момент аудитория чувствует, как она реагириует на то, что ты говоришь, как воспринимает информацию. Когда спикер чувствует, что теряет аудиторию в офлайне, то сразу реагирует, меняя формат выступления, переходя на интерактивное общение, что невозможно было бы сделать на онлайн-ивенте.

На онлайн-мероприятих отсутствует нетворкинг, что тоже является минусом встреч в таких форматах. Ведь многие ходят на мероприятия именно с целью пообщаться с коллегами по бизнесу, наладить связи, найти новые полезные знакомства.

- Что можете выделить из плюсов онлайн-мероприятий?

- Главным плюсом является экономия средств на организацию ивента. Обычно, если вам нужны спикеры из других страны, то вы должны обеспечить их перелетом, жильем и питанием. Плюс аренда площадки для проведении мероприятий стоит немалых денег.

Помимо экономии у вас появляется больше шансов пригласить важного спикера. В обычном режиме они бывают труднодоступны из-за своего насыщенного графика. Час времени на вебинар выделить всегда легче, чем два дня.

- Случались казусы во время проведения онлайн-ивентов?

- Казусы могут возникать на любом онлайн-ивенте. Бывает, что участник после своего выступления забывает отключить звук, продолжая с кем-то общаться. При этом его все слышат. В зависимости от темы их приватного разговора бывает очень смешно. У нас не раз были такие моменты, когда слушатели, включая спикера, начинали смеяться. На самом деле многое в этой ситуации зависит от спикера, от того, как он может разрядить обстановку, отшутившись.

- Расскажите о подготовке к такого рода мероприятиям?

- Для того, чтобы мероприятие прошло без казусов, естественно, подготовка очень важна. Обязательными являются тестирование звонков и репетиция со спикерами. Важно удостовериться, что выступающие умеют переключать слайды и транслировать свою презентацию. При необходимости их нужно обучить этому. Мы также предупреждаем, чтобы камера была включена до звонка. За полчаса до ивента делаем генеральный прогон выступлений. Слушатели тоже готовятся к конференции – проверяют микрофон, камеру и связь. Также мы просим участников закрыть вкладки и выйти из тяжелых программ на компьютере, чтобы во время видео-колла компьтер не зависал.

- Как вы считаете, тренд на онлайн-мероприятия продолжится после пандемии?

- Естественно, в обозримом будущем офлайн-ивенты полностью не отменятся. Тем не менее, многие компании будут продолжать проводить онлайн-вебинары, потому что это очень удобно. Будут востребованы оба формата мероприятий. Из-за коронавируса тяжело делать какие-то прогнозы. Думаю, что с середины лета начнут возобновляться оффлайн-мероприятия внутри страны, однако без привлечения иностранных спикеров.

Наталья Гулиева

Media.az